Pengetahuan umum: Makalah Tata Ruang kantor

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Didalam penyelenggaraan kegiatan perkantoran, salah satu hal penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan pekerjaan adalah penyusunan tempat kerja dan perlengkapan kantor. Penyusunan alat perlengkapan, perabot tau fasilitas kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan dan kegairahan bekerja pada para pekerja akan berdampak pada hasil kerja yang maksimal.

Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.

Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat yang sangat penting dalam sebuah perkantoran, karena ia merupakan salah satu unsur dari manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor. Tata ruang kantor yang baik juga akan membuat mekanisme kerja berjalan lancar, mempengaruhi produktivitas kerja baik secara positif maupun negatif dan memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani.

Pada umumnya, pemimpin kurang memiliki perhatian terhadap tata ruang kantor. Karena dianggap tata ruang kantor bukanlah hal yang penting untuk diperhatikan. Akan tetapi, sebenarnya tata ruang kantor yang salah akan menghambat dari kinerja dan pelayanan suatu organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.

Ø Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?

Ø Apa manfaat tata ruang kantor?

Ø Apa saja macam-macam tata ruang kantor?

Ø Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?

Ø Faktor-Faktor Yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang kantor

Ø Apa saja persyaratan lingkungan fisik kantor?

1.3 Maksud dan Tujuan

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:

Ø Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.

Ø Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.

Ø Untuk mengetahui macam-macam tata ruang kantor

Ø Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.

Ø Faktor-Faktor Yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang kantor

Ø Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor..

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Secara etimologi kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor”, yang artinya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pemimpin, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” yang memiliki arti tempat memberikan pelayanan.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian atau pendistribusian data atau informasi atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.

Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat untuk ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian atau pendistribusian data atau informasi.

Menurut Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia. Menurut Terry (1966), layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi si pegawai.

Didalam penyusunan tata ruang kantor yang baik diperlukan beberapa pedoman yaitu:

· asas-asas pokok penyusunan tata ruang kantor

· petunjuk tentang unit kerja atau petugas

· faktor-faktor yang mempengaruhi penyususnan tata ruang kantor

· penyusunan ruang kantor berdasar fungsinya

Sedangkan di dalam tata ruang kantor, terkenal empat macam tata ruang kantor, yaitu tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, tata ruang kanor berhias dan tata ruang kantor gabungan.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut juga layout saja. Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja”.

Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam eningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

b. Mejamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak- banyaknya.

d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

Menurut George Terry dalam The Liang Gie, tata ruang kantor adalah the determination of space requirement and the detailed utilization of this space inorder to provide a practical arrangement of the physical factor sconsidered necessary for the execution of the office work within reasonable cost, yaitu penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”(Soetrisno dan Brisma, 2009:23)

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian penataan ruang kantor yang baik adalah penataan ruang, penyusunan mobiler kantor, mesinkantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sesuai dengan aliran pekerjaan kantor agar pegawai dapat bekerja lebih baik, lebih nyaman, lebih leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

3.2 Manfaat Tata Ruang Kantor

Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

                 Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena            berjalan bolak-balik yang seharusnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu             lantai   tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang           sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang            akan   menemui suatu bagian tertentu.

Disamping manfaat yang diperoleh dari tata ruang kantor yang bai, terdapat juga suatu tujuan dari penataan ruang kantor yang hendak dicapai. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:

Ø Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak mungkin.

Ø Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

Ø Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

Ø Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

Ø Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

Ø Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.

Ø Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

3.3 Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Di dalam tata ruang kantor, terkenal empat macam tata ruang kantor. Keempat konsep tata ruang tersebut adalah:

1) Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).

2) Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

3) Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.

4) Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu idang bagian subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.

3.4 Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Asas-asas pokok tata ruang kantor dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

1. Asas mengenai rangkaian kerja

Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.

2. Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

3. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

3.5 Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Dalam Penataan Tata Ruang Kantor

Menurut Gie (2007:212) menyatakan bahwa “Empat hal penting yang harus diperhatikan dalam penataan ruang perkantoran adalah:

1. Cahaya

Nuraida (2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Ada beberapa tipe cahaya :

a. Cahaya Langsung

Cahaya ini memancar lansung dari sumbernya ke permukaan meja. Cahaya ini menimbulkan kelelahan pada mata. Jadi penerangan lampu cahaya langsung sebetulnya tidak baik untuk digunakan.

b. Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya tersebar keseluruh jurusan sehingga tidak begitu tajam tetapi cahaya tetap lasung jatuh ke permukaan meja sehingga memantul ke arah mata pekerja.

c. Cahaya setengah tak langsung

Cahaya ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan sebagian lagi dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik dari pada cahaya setengah langsung. Sifat bayang-banyangnya sudah tidak begitu tajam.

d. Cahaya tak langsung

Penerangan lampu terbaik adalah cahaya langsung. Sifat cahaya ini sudah lunak dan tidak akan menimbulkan kelelahan pada mata.

2. Warna

McShane (dalam Sukoco, 2007:214) berpendapat bahwa “Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan, moral tingkah laku dan ketegangan”. Para ahli membedakan tiga (3) warna pokok, yaitu : merah, kuning, dan biru. Merah adalah warna menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan kerja. Sebagai alat untuk merangsang pancaindra di jiwa agar bersemangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, warna merah tepat untuk dipergunakan. Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini terutama merangsang mata dan saraf, pengaruh mental yang dapat ditimbulkan adalah perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna biru adalah warna adem. Sebagai warna langit dan samudera, warna biru ini menggambarkan keluasan dan ketenteraman. Oleh karna itu warna ini menpunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

3. Udara

Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, memperbaiki susasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat (dalam Nuraida, 2008:161)

4. Suara

Suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer (dalam Sukoco, 2007:216) bahwa “Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi”.

3.6 Persyaratan Lingkungan Fisisk Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris saat 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang kantor-kantor (The Offices Act) yang antara lain menetapkan persyaratan linhkungan fisik (physical conditions) yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang berikut:

1) Kebersihan

Bangunan, perlengkapan dan perabotan harus dipelihara kebersihannya.

2) Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (3,7 m²)

3) Suhu udara yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (minimum 16^oC atau ± 61^oF)

4) Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

5) Penerangan cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya.

6) Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, toilet dan sebagainya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

7) Fasilitas cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan seperlunya.

8) g) Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

9) Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah.

10) Tempat duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu.

11) Lantai, gang dan tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan utnuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar.

12) Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus cukup terlatih.

13) Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.

14) Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu.

15) Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran.

16) Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kan;tor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib.

BAB IV PENUTUP

4.1 Simpulan

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu peralatan, alur atau kerja dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisi agar karyawan bekerja dengan efisien.

Office layout atau penataan ruang termasuk didalamnya penataan letak perabot kantor merupakan prasyarat penting dari manajemen perkantoran, karena layout memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/ satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (officework), aktivitas tata usaha dan mekanisme kantor dapat mengalir secara lancar, berpengaruh besar terhadap produktivitas kerja pegawai, memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani dan memberikan kesan yang menyenangkan bagi tamu yang datang mengunjungi kantor. Ruang kerja kantor dirasakan langsung oleh penggunanya yaitu para pegawai dan berpengaruh besar terhadap fisik maupun psikologis mereka. Oleh karenanya kelalaian menyusun ruang kerja tersebut dapat menghambat produktifitas kerja kantor.

Para ahli membagi konsep tata ruang kantor menjadi empat yaitu : konsep tata ruang tertutup, konsep tata ruang terbuka, konsep tata ruang berpanorama, konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah. Ada beberapa jenis-jenis kantor, yaitu kantor pribadi, kantor bersel, kantor rancangan terbuka, kantor landskap.

4.2 Saran

Organisasi, kantor-kantor pemerintahan dan swasta perlu menerapkan office layout sesuai dengan konsep para ahli manajemen perkantoran modern, karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama dibidang produktifitas kerja. Fokus perhatian tata ruang kantor yang utama harus ditujukan kepada pegawai yang untuk membuat mereka merasa puas, betah dan nyaman mengerjakan pekerjaan kantor. Faktor kedua adalah peralatan dan alur kerja, sudah waktuya kantor-kantor pemerintahan meniru tata kantor swasta dan bank yang memprioritaskan kenyamanan bagi pegawai dan bagi tamu yang mengunjungi kantor mereka.